Je week in één rustig overzicht

Een wekelijkse behandeling loopt meestal tot de zomer. In het afspraakformulier kies je het ritme en dan Einde schooljaar: de reeks loopt tot 30 juni van het schooljaar waarin de eerste afspraak valt, en het vinkje "Niet in de schoolvakanties" staat meteen aan. Losse vrije dagen blijven staan, want die verschillen per school.

De schoolvakanties van de Vlaamse Gemeenschap worden berekend uit de regels van het schooljaar en niet uit een tabel. Ze staan als een zachte kleur in de agenda, met de naam in de dagkop, zodat je ook bij een losse afspraak ziet dat het krokusvakantie is.

Elke afspraak in een reeks is een eigen afspraak. Je verzet of annuleert er één zonder dat de rest meeschuift, of je wijzigt deze en alle volgende in één keer.

Met de knop "Ziek of afwezig" kies je een dag en typ je één zin voor de ouders. Logobuddy controleert eerst of alles klopt, en zet daarna elke geplande afspraak van die dag op geannuleerd. De afspraken blijven bestaan, zodat je ze later kan inhalen.

Elk gezin krijgt een aparte mail met een knop "Ik heb het gelezen". In het overzicht van die afzegging staan bovenaan de gezinnen die geen mail konden krijgen, met hun telefoonnummer, en daaronder wie nog niet bevestigde. Zo weet je wie je nog moet bellen.

Vanuit dat overzicht stel je per kind een inhaalmoment voor. De ouders kiezen er één op een eigen pagina, en wie eerst kiest heeft het: de keuze wordt nog eens getoetst tegen je agenda voor ze vastligt.

De wachtlijst staat naast de agenda: naam, geboortedatum, contactgegevens, hulpvraag en verwijzer. Wil je dat ouders zich zelf aanmelden, dan zet je een publiek wachtlijstformulier aan en plaats je de link op je website. Een aanmelding wordt meteen een plaats op de lijst, en zodra er plek is maak je er met één klik een dossier van.

Wie langer dan drie maanden wacht, krijgt op jouw vraag een mail "Wacht je nog?". De ouders antwoorden op een eigen pagina. Pas hun klik daar telt, niet het openen van de link, want mailprogramma's openen links soms vooraf. Kiezen ze voor niet meer nodig, dan verdwijnt het kind van de actieve lijst.

Wil je dat nieuwe ouders zelf een moment kiezen, of dat bestaande gezinnen hun afspraken in de schoolvakantie zelf boeken, dan lees je verder bij online boeken en de vakantieplanning.

Vertrekt er een bevestiging, een verplaatsing of een annulering per mail, dan zit er een agenda-uitnodiging bij. Een reeks wordt één terugkerende afspraak in de agenda van de ouders, en een annulering haalt de afspraak daar weer weg. De uitnodiging vraagt geen antwoord, dus jij krijgt geen stroom aan bevestigingen terug.

Je eigen agenda volg je op je telefoon via een persoonlijke link in Apple Agenda of Google Agenda. Je kiest of afspraken de volledige naam of alleen initialen tonen, en trekt de link in zodra een toestel kwijt is. Ouders die het ouderportaal gebruiken, zetten de afspraken van hun kind op dezelfde manier als live agenda op hun gsm, die vanzelf meeloopt met elke wijziging.

Aan een afspraak zie je ook wat er financieel speelt. Noteer je bij een zitting dat er betaald is, contant of met de bank-app, dan krijgt het blokje in de agenda een euroteken. Zo zie je bij het volgende bezoek meteen of er nog iets openstaat.