Elektronisch cliëntendossier voor logopedie

Een dossier opent op het Overzicht, met de komende en voorbije zittingen, de open taken bij dit kind en de tijdlijn. Daarnaast staan vaste tabbladen, in de volgorde waarin een behandeling verloopt. Je veegt er op een tablet of telefoon ook tussen.

De tijdlijn op het Overzicht zet notities, documenten, trajecten, voorschriften en gebeurtenissen chronologisch onder elkaar. Berichten aan de ouders kan je erbij aanzetten; het aantal staat op de knop, zodat je ook zonder klikken ziet hoeveel post er vertrok.

Een behandeltraject draagt één hulpvraag, bijvoorbeeld een taalstoornis. Daaraan hangt een ketting voorschriften: eerst het aanvangsvoorschrift, daarna elke verlenging. Op elk voorschrift staan de stoornis, de periode, het aantal goedgekeurde zittingen en de stand bij het ziekenfonds, van niet aangevraagd tot goedgekeurd of geweigerd.

Een geregistreerde zitting telt af van het voorschrift dat op die dag loopt. Loopt er geen, dan slaagt de registratie gewoon, maar telt er niets af en zegt het scherm dat. Een voorschrift dat na een week nog niet aangevraagd is, of een aanvraag die na dertig dagen nog geen antwoord kreeg, verschijnt op je dashboard.

De arts zoek je op naam, RIZIV-nummer of gemeente in het openbare RIZIV-register, en Logobuddy bewaart haar naam en nummer op het voorschrift zelf. Ook tandartsen staan erin, omdat een orthodontist geregeld verwijst voor myofunctionele therapie. Betaalt het ziekenfonds via de aanvullende verzekering, dan houdt het dossier daar een eigen teller voor bij, naast de RIZIV-teller.

Wat er nog ontbreekt, staat in de kop van het dossier, in gewone woorden: "adres, school en huisarts". Met één klik vertrekt een formulier naar het e-mailadres van de ouders, of kopieer je de link om ze zelf door te sturen. De link blijft zeven dagen geldig en kan in die tijd opnieuw geopend worden.

De ouders zien alleen de voornaam van hun kind met een initiaal, en vullen alleen in wat leeg staat. Wat jij al invulde, kunnen ze nooit overschrijven. Wat ze bewaren, komt meteen in het dossier.

Een volwassen cliënt is zelf het aanspreekpunt. Kies dan "De cliënt zelf" als contactpersoon: de mails beginnen met de naam van die persoon, en de velden over school en taal klappen dicht. Bij een kind noteer je naast de school ook de naam van de leerkracht. Dat blijft een notitie voor jezelf: de leerkracht krijgt geen mail uit Logobuddy en haar naam gaat nooit mee naar Buddy.

Elke cliënt heeft één hoofdtherapeut en is standaard alleen voor die persoon zichtbaar. De praktijkhouder kan dat verruimen, zodat de eigenaar alles ziet of de dossiers gedeeld zijn, maar dat is een bewuste keuze en nooit de standaard.

Krijgt een kind taal bij de ene logopedist en lezen bij de andere, dan voegt de hoofdtherapeut haar collega toe als medebehandelaar. Die ziet dan dat ene dossier volledig en leest ook het gesprek met de ouders. Elk factureert zijn eigen zittingen.

Neemt een collega het kind helemaal over, dan gebruik je Overdragen. De nieuwe logopedist wordt hoofdtherapeut, de komende afspraken verhuizen standaard mee naar haar agenda, en je kiest zelf of je als medebehandelaar blijft staan. Zittingen en facturen blijven bij wie ze deed.