Ouders die op tijd komen, zonder dat je belt

Een mail over een afspraak, een verslagje of een factuur hoort bij de zorg die je levert. Het is geen direct marketing, en daarom vraagt Logobuddy er geen aparte toestemming voor: zodra er een e-mailadres op het dossier staat, kan er een mail vertrekken. Vragen de ouders om geen mails meer, dan zet je dat op het dossier, en vanaf dan vertrekt er niets meer per mail, ook geen uitnodiging om het dossier aan te vullen.

WhatsApp werkt omgekeerd. Meta eist een opt-in per nummer en het bericht passeert een derde partij, dus daar vertrekt pas iets nadat de ouders toestemden. Die toestemming wordt vastgelegd met het nummer en de datum, en een intrekking net zo. Zo kan je achteraf altijd verantwoorden waarom een bericht wel of niet vertrok.

Bij het inplannen staat het vinkje "Ouders verwittigen" klaar, met als beginstand wat de praktijk koos. Het formulier zegt vooraf of het gezin bereikbaar is. Verplaats je een afspraak vanuit het formulier, dan kies je opnieuw, en kiest Logobuddy het kanaal: WhatsApp als dat mag, anders e-mail. Annuleer je een afspraak, dan krijgen de ouders een mail, pas nadat de annulering echt bewaard is.

Een herinnering is een vinkje per afspraak, dat standaard uitstaat tot de praktijk iets anders kiest. Het moment is 24, 48 of 72 uur vooraf. De praktijk legt de standaard vast, een logopedist kiest haar eigen moment, en op een dossier zet je een afwijking of schakel je herinneringen helemaal uit. De herinnering vertrekt via WhatsApp als de ouders daarvoor toestemden, en anders per mail.

Een mail vertrekt op naam van de logopedist van de afspraak, de zitting of de factuur, nooit van een assistent en nooit van een anoniem adres. Als afzender staat "Anna via Praktijk De Klank", op een adres van je praktijk. Antwoorden de ouders, dan komt hun mail op jouw werkadres toe.

Daarboven zet je een begroeting, die Logobuddy aanvult met de voornaam van het kind: "Beste ouders van" wordt "Beste ouders van Lotte,". Onderaan staan je eigen afsluitzin en ondertekening. Bij de meeste soorten mail mag de praktijk ook één eigen alinea toevoegen, bijvoorbeeld onder het bedrag van een factuur. Plaatshouders of herschrijfbare sjablonen zijn er bewust niet, zodat een mail nooit stukgaat op een veld dat leeg bleek.

Bij een volwassen cliënt die zelf het contact is, begint de mail met de naam van die persoon.

Alles over de mails aan ouders staat op één tegel bij Instellingen: E-mails aan ouders. Je kiest een mail, zoals de herinnering of de factuur, en ziet elk stuk op de plek waar het in de mail komt, met erbij wie het beheert: jij of de praktijk. Rechts typt een voorbeeld met verzonnen gegevens mee, zodat je ziet wat de ouders werkelijk krijgen.

Wil je met de ouders heen en weer schrijven, dan gebruik je Berichten, een chatscherm per gezin. Wil je dat ouders afspraken, verslagjes, documenten en facturen zelf kunnen opzoeken, dan nodig je ze uit voor het ouderportaal.