Verwerkersovereenkomst

Deze overeenkomst geldt tussen jouw praktijk, hierna de verwerkingsverantwoordelijke, en de aanbieder van Logobuddy, hierna de verwerker.

• Nimova BV, handelend onder de commerciële naam Logobuddy
• Ysselaarlaan, 2630 Aartselaar, België
• Ondernemingsnummer 0772.517.797
• BTW BE 0772.517.797
• hallo@logobuddy.be
• WhatsApp-berichten aan ouders vertrekken van +32 468 36 91 04

Huidige versie: 2026-11-07. Bij het aanmaken van je praktijk worden de versie en de datum van aanvaarding bij je praktijk bewaard, zodat allebei de partijen achteraf kunnen aantonen welke tekst gold.

De verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de dienst Logobuddy te leveren aan de verwerkingsverantwoordelijke: het beheren van cliëntendossiers, agenda, verslagen, oudercommunicatie en facturatie.

De overeenkomst loopt zolang de verwerkingsverantwoordelijke de dienst gebruikt, en eindigt samen met de algemene voorwaarden, behoudens de verplichtingen die naar hun aard blijven gelden, zoals geheimhouding.

• Categorieën betrokkenen: cliënten van de praktijk, in de meeste gevallen minderjarigen; hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers; medewerkers van de praktijk.
• Soorten gegevens: identificatiegegevens, het rijksregisternummer, contactgegevens, en gegevens over de gezondheid in de zin van artikel 9 AVG: hulpvragen, diagnoses, behandeldoelen, verslagen, sessienotities en bijgevoegde documenten.
• Verwerkingen: opslaan, raadplegen, wijzigen, doorzenden aan de door de verwerkingsverantwoordelijke aangewezen ontvangers, back-uppen, archiveren en verwijderen.

De verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de verwerkingsverantwoordelijke. Het gebruik van de functies binnen de applicatie geldt als zo een instructie.

De verwerker gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, niet voor marketing, niet voor productanalyse op het niveau van dossierinhoud, en niet om modellen te trainen. Verplicht een wettelijke bepaling de verwerker tot een verwerking, dan meldt hij dat vooraf, tenzij die wet dat verbiedt.

Iedereen die namens de verwerker toegang heeft tot de persoonsgegevens is gehouden tot geheimhouding. De verwerker beperkt die toegang tot wie ze nodig heeft voor onderhoud of ondersteuning, en raadpleegt geen dossierinhoud zonder aanleiding.

De verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen zoals bedoeld in artikel 32 AVG. Ze zijn beschreven in de bijlage beveiligingsmaatregelen, die deel uitmaakt van deze overeenkomst. De verwerker mag die maatregelen aanpassen zolang het beschermingsniveau daardoor niet daalt.

De verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. De actuele lijst staat publiek op subverwerkers.

De verwerker kondigt een toevoeging of vervanging minstens dertig dagen vooraf aan via het e-mailadres van de praktijk. Maakt de verwerkingsverantwoordelijke binnen die termijn gemotiveerd bezwaar en komen partijen er niet uit, dan kan hij de overeenkomst kosteloos beëindigen.

De verwerker legt elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst, en blijft tegenover de verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk voor hun handelen.

De persoonsgegevens uit het dossier worden verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte. Alleen de pushdiensten van Apple en Google, die bij een melding op een telefoon enkel zien dát er een melding is, staan daarbuiten, onder het EU-US Data Privacy Framework. Elke andere doorgifte gebeurt niet zonder voorafgaande melding en zonder een geldig doorgiftemechanisme onder hoofdstuk V AVG.

Ontvangt de verwerker rechtstreeks een verzoek van een betrokkene, dan beantwoordt hij dat niet zelf maar stuurt hij het door naar de verwerkingsverantwoordelijke.

De verwerker helpt de verwerkingsverantwoordelijke bij het beantwoorden van verzoeken tot inzage, verbetering, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid. Op verzoek levert hij binnen dertig dagen een kopie van de gegevens van één betrokkene of van de hele praktijk in een gangbaar, machineleesbaar formaat, met de bijbehorende documenten.

Op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke verwijdert de verwerker binnen dertig dagen de gegevens van één betrokkene, met de documenten en de bijlagen erbij. Gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen, zoals facturen en de bijbehorende prestaties, blijven in die periode bewaard, ontdaan van naam en contactgegevens. Een back-up houdt de gegevens daarna nog hoogstens vijfendertig dagen.

De verwerker meldt een inbreuk zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen achtenveertig uur nadat hij er kennis van heeft gekregen, aan het e-mailadres van de praktijk. Die melding bevat de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën en het aantal betrokkenen voor zover bekend, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen.

De verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt zelf of hij de Gegevensbeschermingsautoriteit en de betrokkenen moet inlichten. De verwerker levert daarvoor de nodige informatie.

Bij het einde van de dienstverlening levert de verwerker op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke, binnen dertig dagen, een kopie van alle gegevens van de praktijk in een gangbaar, machineleesbaar formaat, met de bijbehorende documenten. Dat verzoek kan tot dertig dagen na het einde gedaan worden.

Daarna verwijdert de verwerker de persoonsgegevens, behalve wanneer een wettelijke bewaarplicht hem tot bewaring verplicht. De verwerkingsverantwoordelijke blijft zelf verantwoordelijk voor de bewaartermijn van cliëntendossiers onder de Kwaliteitswet, en dient die kopie dus tijdig te vragen.

De verwerker stelt de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van artikel 28 AVG aan te tonen. Op gemotiveerd verzoek werkt hij mee aan een audit door de verwerkingsverantwoordelijke of een door hem aangewezen onafhankelijke controleur, hoogstens één keer per jaar, op werkdagen, na redelijke aankondiging, en zonder dat de audit toegang geeft tot gegevens van andere praktijken.

Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, waar de zetel van de verwerker gelegen is.

Vragen over deze overeenkomst stel je via privacy@logobuddy.be.

Wijzigt de verwerker deze overeenkomst inhoudelijk, dan verhoogt hij de versie, brengt hij de verwerkingsverantwoordelijke minstens dertig dagen vooraf op de hoogte, en vraagt hij bij de eerstvolgende aanmelding opnieuw om aanvaarding. Aanvaardt de verwerkingsverantwoordelijke de nieuwe versie niet, dan kan hij de overeenkomst kosteloos beëindigen.

Vragen over dit document stel je via privacy@logobuddy.be.