Facturen die zichzelf kloppend houden

Artikel 36 van de RIZIV-nomenclatuur kent meer dan honderd nummers voor logopedie, maar ze volgen uit vier gegevens die al in Logobuddy staan. Het zittingstype zegt welke verstrekking het is, de duur zegt of het een zitting van ten minste 30 of 60 minuten is, het voorschrift van die dag draagt de stoornis, en de locatie zegt waar de zitting plaatsvond.

Past er geen nummer, bijvoorbeeld omdat er nog geen stoornis op het voorschrift staat, dan slaagt de registratie toch, zonder nummer. Het tariefvoorstel zegt vooraf waarom. Logobuddy gokt nooit een nummer. Vul je de stoornis later in, dan volgen de open zittingen vanzelf.

Zolang een zitting op geen enkele factuur staat, rekent Logobuddy mee wanneer er iets verandert dat het bedrag raakt: het zittingstype, de duur, de locatie, of de verhoogde tegemoetkoming op het dossier. Vlak voor de factuur ontstaat, wordt elke regel nog eens herrekend. Een bedrag dat je zelf bewust koos, blijft staan, behalve als het boven het conventieplafond uitkomt.

Eens gefactureerd, liggen tarief, nummer en commissie vast op de prestatie. Een latere tariefwijziging of een nieuwe commissieafspraak geldt vanaf de volgende zitting, zodat een afgesloten maand ook afgesloten blijft.

De terugbetaling op de prestatie volgt de verhoogde tegemoetkoming van de cliënt, met het voorkeurbedrag dat op de dag van de zitting gold. Op de factuur staat per regel of de terugbetaling via het RIZIV loopt, met een voorschrift dat niet geweigerd werd, of via de aanvullende verzekering.

Een factuur vertrekt per mail met de PDF erbij, op naam van de logopedist die de zittingen deed. Gebruiken de ouders het ouderportaal, dan zien ze daar het openstaande bedrag, het rekeningnummer, de mededeling en een betaal-QR-code (EPC) die hun bank-app meteen invult. Wie daar WhatsApp koos, krijgt op jouw vraag ook een seintje met een knop naar de factuur.

Een betaling noteer je als overschrijving, Payconiq, cash, terminal of andere. Een deel boeken kan altijd, en de lijst toont dan Deels betaald. Staat een factuur te lang open, dan stuur je met één klik een betaalherinnering per mail of WhatsApp. Heeft de praktijk een aanmaningskost ingesteld, dan komt die er vanaf de gekozen herinnering bij.

Betalen ouders per zitting, contant of met de bank-app, dan noteer je dat in het rechtsklikmenu van de agenda of op het werkblad. Het voorstel is het deel dat de ouders betalen. De maandfactuur neemt die betalingen mee: alles betaald geeft een factuur die al op betaald staat, een deel laat alleen het restbedrag open.

Het tabblad Boekhouding zet je zittingen in drie stappen: gefactureerd, betaald en nog te factureren, elk met bedrag en aantal op de datum van de zitting. Daarnaast staan de ontvangsten op de dag dat ze binnenkwamen. Een logopedist ziet alleen haar eigen cijfers; de praktijkhouder ziet de hele praktijk en kan per persoon vernauwen.

Het tabblad Cijfers zet dat in grafieken, per week, maand, kwartaal of jaar: wat je presteerde, wat je factureerde en hoeveel daarvan al betaald is, naast dezelfde periode een jaar eerder. Draag je een commissie af aan de praktijk, dan zie je per periode hoeveel dat is en wat er overblijft. Daaronder staan het aantal kinderen dat je zag, je zittingen en afwezigheden, de verdeling per zittingstype en locatie, en wat ouders nog moeten betalen naar hoe lang het al te laat is.

Voor de boekhouder zijn er drie CSV-bestanden: facturen en betalingen per jaar, en het commissieoverzicht per periode. Wil hij de facturen zelf, dan maak je een ZIP met alle factuur-PDF's van een jaar, kwartaal of maand, zonder concepten.

Bleef er bij een kind iets open van vorige maanden, dan toont Per maand die achterstand per kind. Eén knop maakt er één factuur van. Ging een factuur per vergissing de deur uit, dan vraagt Ongedaan maken wat er met het nummer moet gebeuren: een factuur die de ouders nooit kregen en de laatste van de reeks is, verdwijnt, anders wordt ze geannuleerd met haar nummer. Derde betaler en getuigschriften hebben een eigen pagina.