Praktijksoftware kiezen als logopedist

De criteria hieronder gelden voor elk pakket dat je bekijkt. Ze zijn geordend van wat je elke dag voelt naar wat je pas merkt wanneer je praktijk verandert. Gebruik ze als checklist tijdens een proefperiode, niet als lijst om aan te vinken op een website.

Niet elk criterium weegt voor iedereen even zwaar. Een startende solopraktijk zonder derde betaler heeft andere prioriteiten dan een groepspraktijk met drie locaties. Maar wat je vandaag niet nodig hebt, heb je over twee jaar misschien wel, en dan is overstappen duurder dan nu goed kiezen.

Software die vanuit een algemeen zorgkader of vanuit een ander land komt, kan technisch uitstekend zijn en toch niet passen. Het Belgische systeem heeft eigenaardigheden die je niet met een instelbaar tarievenveld oplost: nomenclatuurnummers die afhangen van de stoornis, de duur en de plaats, terugbetaling die per voorschrift aftelt, de derdebetalersregeling met haar verzamelstaten, en het getuigschrift voor verstrekte hulp.

De praktische test is eenvoudig. Registreer één zitting en kijk wat erop volgt. Krijgt de zitting vanzelf het juiste nomenclatuurnummer, het juiste honorarium en de juiste terugbetaling, en telt ze af van het voorschrift dat op die dag loopt? Dan klopt het model. Moet je die dingen los invullen, dan heb je een agenda met een facturatiemodule ernaast, en blijft de dubbele invoer bestaan waar je juist vanaf wou.

Doe daarna hetzelfde met een kind met verhoogde tegemoetkoming en met een kind via derde betaler. Daar blijkt of het pakket weet dat het honorarium dan tot het conventietarief begrensd is, en of het persoonlijk aandeel klopt.

Een logopedisch dossier bevat gezondheidsgegevens, de zwaarste categorie in de GDPR, en valt daarnaast onder je beroepsgeheim. Jij bent verantwoordelijke voor de verwerking; de softwareleverancier is verwerker. Dat betekent dat jij moet kunnen aantonen dat de verwerking in orde is, ook wanneer de leverancier de fout maakt.

Vraag daarom na waar de gegevens fysiek staan, of er een verwerkersovereenkomst en een lijst subverwerkers is, en hoe het rijksregisternummer bewaard wordt. Vraag ook of het pakket bijhoudt wie een dossier opende: bij een incident is dat het enige waarmee je kan reconstrueren wie wat zag.

Zitten er AI-functies in, dan hoort daar een vraag bij: welke gegevens gaan naar het model, waar draait het, en wordt er iets gebruikt om modellen te trainen? Een verslagfunctie die een volledige naam of een rijksregisternummer meestuurt, is een verwerking die je moet kunnen verantwoorden.

De meeste demonstraties gaan over hoe je begint. De vraag die pas later opduikt, is wat er gebeurt wanneer je een collega aanneemt of een tweede locatie opent. Op dat moment blijkt of het pakket daarop gebouwd is of eigenlijk voor één persoon bedoeld was.

In een groepspraktijk is niet elk dossier van iedereen, en soms werken twee logopedisten aan één kind. Factureert elke logopedist als eigen onderneming, dan heeft elk een eigen factuurreeks, een eigen rekeningnummer en een eigen boekje getuigschriften. En het RIZIV-nummer en de conventiestatus horen bij een persoon, niet bij de praktijk.

Dit zijn geen dingen die je achteraf makkelijk rechtzet. Wie een jaar aan prestaties geboekt heeft onder één set afspraken, gaat die niet met terugwerkende kracht hernoemen.

Neem een proefaccount en speel een halve werkdag na: drie zittingen inplannen, er één verzetten, een kind afwezig zetten, een verslagje aan de ouders schrijven, en op het einde een factuur en een getuigschrift maken. Doe het op je computer en op je telefoon.

Let daarbij op hoe vaak je hetzelfde gegeven een tweede keer invult. Dat is de betrouwbaarste maat voor hoeveel tijd je software je gaat kosten of besparen, want alles wat je twee keer typt, komt elke week terug.

Probeer ook het overstappen zelf. Plak een tiental cliënten en hun lopende voorschriften uit je huidige lijst. Lukt dat in een kwartier, dan is de drempel om echt te beginnen laag.